Hvad er en e-faktura?
10 ting du skal vide

Martin Fogh Skovlyst
Af
Martin Fogh Skovlyst
  1. Den korte forklaring
  2. Hvorfor sende en e-faktura?
  3. Hvordan sender man en elektronisk faktura?
  4. Hvem kan modtage en elektronisk faktura?
  5. Hvordan fungerer en e-faktura?
  6. Hvordan laver man en elektronisk faktura?
  7. Hvilke former for e-fakturaer findes der?
  8. Hvordan ændrer eller annullerer man en elektronisk faktura?
  9. Hvad koster det at sende en e-faktura?
  10. Hvor længe skal man gemme en elektronisk faktura?

1. Den korte forklaring

En e-faktura eller elektronisk faktura er en betegnelse for et dokument, der sendes direkte fra dit IT-system (typisk dit økonomisystem eller dit regnskabsprogram) og til et tilsvarende system hos din kunde.

Denne form for faktura har et særligt format, der betyder, at den kan indlæses automatisk i din kundes økonomisystem.

Hvis du bliver bedt om at sende en elektronisk faktura, er det altså ikke nok at sende fakturaen som en pdf via e-mail. Du skal sende den i et format, din kundes økonomisystem kan modtage.

Der findes mange forskellige formater, og det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvilket format de foretrækker. Hvis du skal sende en faktura til det offentlige, er der dog en særlig standard (PEPPOL) som du kan benytte til samtlige offentlige myndigheder og institutioner inden for EU’s grænser.

Send PEPPOL-faktura

Betegnelsen e-faktura eller elektronisk faktura dækker ikke kun over en faktura i ordets mest snævre forstand, men inkluderer også blandt andet kreditnotaer.

2. Hvorfor sende en e-faktura?

Når du sender dine fakturaer elektronisk, behøver din kunde ikke at taste oplysningerne manuelt. Det er der mange fordele ved – både for dig og for din kunde.

En indlysende fordel er, at din kunde sparer tid, så du bliver nemmere at handle med. Det giver dig et forspring i forhold til de af dine konkurrenter, der ikke kan tilbyde samme service.

En anden god grund til at sende dine fakturaer elektronisk er sikkerhed. Din e-faktura er krypteret og kan ikke opsnappes af uvedkommende, sådan som du risikerer, hvis du e-mailer, faxer eller sender dine fakturaer via gammeldags post.

Derudover er det langt billigere at sende e-fakturaer end papirfakturaer, da du sparer udgifter til papir, kuverter, printer, porto m.m.

Læs mere om de mange fordele ved e-fakturering.

3. Hvordan sender man en elektronisk faktura?

Du kan overordnet sende e-fakturaer på tre forskellige måder:

  • Via dit økonomisystem/regnskabsprogram, hvis det understøtter den type e-faktura, du skal sende.
  • Via en online fakturaskabelon, hvor du taster og sender fakturaen til din kunde.
  • Via en serviceudbyder, der hjælper dig med at sende fakturaerne.

Hvis dit regnskabsprogram ikke understøtter den type e-faktura, din kunde beder om, kan du måske få din systemleverandør til at hjælpe dig med at tilpasse systemet. Men hvis du kun skal sende få fakturaer elektronisk, er det en meget omstændelig vej at gå. I det tilfælde er det nok mere oplagt for dig at kontakte en serviceudbyder eller bruge en online fakturaskabelon.

På Peppol.com (den hjemmeside, du befinder dig på lige nu) finder du en sådan online fakturaskabelon. Her kan du indtaste og sende e-fakturaer i det format, der kaldes PEPPOL. Det er et format, du kan bruge til fakturering af alle offentlige myndigheder i hele EU, men også til mange andre virksomheder verden over.

Skal du sende en faktura i PEPPOL-format?

Så opret en profil her på Peppol.com, og kom i gang med det samme.

Kom i gang

4. Hvem kan modtage en elektronisk faktura?

Mange virksomheder af en vis størrelse kan modtage elektroniske fakturaer. Det er meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed, om de modtager elektroniske fakturaer og i hvilket format, så du er næsten nødt til at spørge bogholderiet hos din kunde. 

For nogle virksomheder er det dog lovpligtigt at kunne modtage e-fakturaer. Det gælder blandt andet alle offentlige myndigheder i EU. De er forpligtet til at kunne modtage den type faktura, der hedder en PEPPOL-faktura. Sådan en faktura kan du sende her fra siden.

Faktisk er der også mange private virksomheder, der kan modtage denne fakturatype – både inden for og uden for EU. 

Læs mere om, hvordan du kan sende en faktura til det offentlige.

5. Hvordan fungerer en e-faktura?

Hvis du skal sende en elektronisk faktura, virker det på den måde, at oplysningerne fra din faktura omdannes (”oversættes”) til et format, din kundes økonomisystem kan forstå. Det er forskelligt, hvilket format de forskellige systemer foretrækker. Hvis du er i tvivl om, hvilket format du skal sende i, så spørg din kunde.

Når din kunde modtager en faktura elektronisk, indlæses oplysningerne fra fakturaen automatisk i kundens økonomisystem. Det betyder, at der ikke så let sker fejl, som der jo af og til gør, når et menneske taster oplysninger ind i et system. Du er derfor mere sikker på at få det rigtige beløb, og at du får det til tiden.

6. Hvordan laver man en elektronisk faktura?

En e-faktura indeholder de samme oplysninger, som du kender fra ”almindelige” fakturaer. Det gælder blandt andet oplysninger om modtager, afsender, fakturanummer, fakturadato, din virksomheds momsregistreringsnummer og naturligvis oplysninger om den vare eller serviceydelse, du har solgt.

Hvis du skal lave en elektronisk faktura, har du brug for en IT-løsning, der kan ”oversætte” den faktura, du har oprettet i dit regnskabsprogram, til en faktura, din modtagers regnskabsprogram kan modtage og læse. Måske har dit regnskabsprogram en indbygget funktion til at lave udvalgte former for e-fakturaer, men ellers kan du benytte særlige online services, der gør det muligt for dig at lave den type, du skal sende.

Her på Peppol.com kan du sende den type fakturaer, der kaldes for PEPPOL-fakturaer. Det kan du enten gøre ved at indtaste fakturaen i vores online fakturaskabelon eller via integration til dit regnskabsprogram. Når du selv taster fakturaen ind, kan du benytte servicen gratis til at sende op til 5 fakturaer pr. måned.

Lav elektronisk faktura

Se også afsnittet "Hvordan sender man en elektronisk faktura?"

7. Hvilke former for e-fakturaer findes der?

Der findes flere former for elektroniske fakturaer. Din kunde vil derfor kræve, at du sender fakturaer (og kreditnotaer) i et bestemt format, som deres økonomisystem kan modtage og læse korrekt.

Det svarer lidt til at sende oplysningerne i et bestemt sprog. Når du sender en e-faktura, skal du derfor være sikker på, den er lavet i et sprog (format) din modtagers system kan forstå. En pdf regnes traditionelt ikke for en elektronisk faktura, da oplysningerne fra pdf'en ikke uproblematisk kan indlæses automatisk i modtagerens system.

Forskellige virksomheder foretrækker forskellige fakturastandarder, og nogle standarder er hovedsageligt udbredt i bestemte lande og/eller brancher. Nedenfor er en liste med eksempler på forskellige former for e-fakturaer, du kan støde på. Listen er dog ikke udtømmende, og landenavnene angiver kun, i hvilke lande den pågældende type er mest udbredt.

  • E-Invoice (Estland)
  • EDIFACT eller UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)
  • EHF (Elektronisk Handelsformat) (Norge)
  • FacturaE (Spanien)
  • FatturaPA (Italien)
  • Finvoice (Finland)
  • ISDOC (Tjekkiet)
  • NemHandel/OIOUBL (Danmark)
  • PEPPOL (EU, Australien, New Zealand, Singapore, Canada, USA)
  • Svefaktura (Sverige)
  • Tradacoms (UK)
  • UBL-OHNL (Nederlandene)
  • X12 (USA)
  • ZUGFeRD, XRechnung (Tyskland)

Du er måske blevet bedt om at sende en PEPPOL-faktura, da denne forholdsvis nye standard allerede er vidt udbredt inden for EU og også i øvrige dele af verden. Læs mere om, hvad PEPPOL er.

8. Hvordan ændrer eller annullerer man en elektronisk faktura?

Nogle gange kan du have brug for at ændre en elektronisk faktura, du allerede har sendt af sted. Det kan for eksempel være, du er kommet til at skrive en forkert pris, eller at du helt vil annullere fakturaen.

Som udgangspunkt kan du ikke ”fjerne” eller tilbagekalde en elektronisk faktura, når først den er sendt. I stedet er du nødt til at lave en kreditnota. En kreditnota er en slags ”omvendt faktura”, som annullerer den faktura, du har sendt. Når du laver en kreditnota, skal du angive nummeret på den faktura, du ønsker at ændre eller annullere.

Kreditnotaen indeholder de samme oplysninger som den oprindelige faktura, men det er angivet, at der er tale om en kreditnota. Når du sender en kreditnota, er det indforstået, at alle tal på kreditnotaen er negative. Du skal derfor ikke skrive minus foran tallene.

Kreditnotaen og fakturaen udligner hinanden. Når du har sendt din kreditnota, kan du sende en ny faktura – med et nyt fakturanummer.

9. Hvad koster det at sende en e-faktura?

Prisen for en e-faktura afhænger af, hvilken service du benytter for at sende den. I nogle tilfælde er det gratis, og i andre tilfælde betaler du måske et lille beløb pr. faktura. Ved mange e-faktureringsløsninger kan du også vælge at betale et fast beløb på måneds- eller årsbasis, der giver dig ret til at sende alle de fakturaer, du vil, inden for nogle bestemte rammer.

Her på Peppol.com kan du gratis sende op til fem fakturaer pr. måned i den fakturastandard, der hedder PEPPOL. Skal du sende flere fakturaer end det, koster det lidt, afhængigt af hvor mange fakturaer, du skal sende. Læs mere om priserne for PEPPOL-fakturering.

Under punkt 3: "Hvordan sender man en elektronisk faktura?" kan du blive klogere på, hvilke muligheder du har for at sende elektroniske fakturaer.

10. Hvor længe skal man gemme en elektronisk faktura?

Reglerne for opbevaring af fakturaer varierer fra land til land. Derfor bør du undersøge, hvilke regler der gælder i det marked, du opererer i. I EU gælder for eksempel et overordnet direktiv, 2010/45 EU. Det dikterer, at alle virksomheder i medlemslandene skal gemme fakturaer for at kunne fremlægge dem til skattemæssige formål. Men inden for dette direktiv har de enkelte medlemslande deres egen lovgivning.

Det er derfor ikke muligt at komme med et entydigt svar på, hvor længe du skal gemme en faktura. Du kan blive klogere på Europa-Kommissionens hjemmeside og i det forklarende notat, de har udgivet vedrørende direktivet.

Send din første e-faktura i dag

Her på Peppol.com kan du gratis sende e-fakturaer. Det kræver kun, at du opretter dig som bruger, og at din modtager kan modtage fakturaer via den internationale fakturastandard PEPPOL. Det kan du tjekke undervejs.

1 Opret profil 2 Vælg modtager 3 Indtast oplysninger og send 123

Kom i gang